OKR چیست و چرا باید از آن منفعت گیری کنیم؟

۸۵ سال از وقتی که فیلسوف بریتانیایی، «الک میس»، نظریه تعیین مقصد را اراعه داد و خبرداد که تعیین خواسته راهی کارآمد برای رسیدن به اهداف بیشتری است، می‌گذرد و تحقیقات نشان خواهند داد که افرادی با اهداف روشن ۱۰ برابر زیاد تر از افراد بدون مقصد در زندگی خود موفق می باشند.

حال نقش OKR در همه این‌ها چیست؟

OKR یا به فارسی «اهداف و نتایج کلیدی» یک چارچوب مقصد‌گذاری است که به‌عنوان راه‌حلی برای یاری به چندین شرکت بزرگ در جهان ازجمله گوگل، برای تعیین اهداف خود منفعت گیری می‌بشود. در این راهنما، OKR و نحوه منفعت گیری از آن را یاد خواهید گرفت.

مقدمه‌ای بر مفهوم OKR

OKR مختصر‌شده عبارت Objectives and Key results است. Objectives به معنی اهداف و Key Results نیز به معنی نتایج کلیدی است.

در این قسمت، با اصول روش OKR ازجمله تعاریف Objective و Key Result و این چنین تعریف Initiatives، یکی دیگر از عناصر مهم چارچوب OKR آشنا خواهید شد.

روش OKR و مقصد از آن چیست؟

همانطور که بالاتر اشاره شد، OKR مخفف Objectives and Key Results است که مقصد اصلی آن اراعه خروجی‌هایی است که کاملاً با مقصد مرتبط می باشند. استراتژی OKR کاملا مبتنی بر مقصد است.

هر کدام از مجموعه اهداف یا Objectives و نتایج کلیدی یا Key Results باید دارای ویژگی‌هایی همانند الهام‌قسمت بودن، قابل انجام بودن و پراهمیت بودن باشند.

اجزای OKR چیست؟

اجزای اصلی روش OKR عبارتند از:

•   یک مقصد (Objective)
•   یک نتیجه کلیدی (Key Result)
•   یک ابتکار عمل (initiative)
•   جلسات مرور هفتگی OKR

اکنون نگاهی دقیق‌تر به هر عنصر خواهیم داشت.

1. مقصد یا Objective چیست؟ یک OKR چند Objective دارد؟

مطابق تعریف OKR، یک OKR از ۱ تا ۵ مقصد تشکیل شده است – از نظر ماهیت، یک Objective مفهوم کیفی است، یعنی با کیفیت خود اشکار می‌بشود و قابل اندازه‌گیری نیست. Objectiveها مسیر را نشان خواهند داد و مقصد از Objectives اراعه تعریفی برای مقصد(هایی) است که می‌خواهید جستوجو کنید.

اهداف اشکار‌شده توسط شما باید دارای ویژگی‌های زیر باشد:

•   آشکار باشد
•   هم‌راستا باشد
•   تأثیرگذاری بالایی داشته باشد
•   آسان فهمیدن بشود
•   به‌عنوان منبع الهام منفعت گیری بشود

مثال:

شما مدیرعامل یک فرنچایز فست‌فود هستید و می‌خواهید ناظر رشد زیاد تر امپراتوری فست‌فود خود باشید. در این مثال، بازکردن رستوران‌های زیاد تر در سراسر کشور مقصد مرتبطی است که شما جستوجو می‌کنید و می‌توانید آن را این‌گونه بیان کنید:

Objective: من امپراتوری فست‌فود خود را در سراسر کشور با افتتاح رستوران‌های تازه گسترش خواهم داد.

۲. نتایج کلیدی یا Key Result چیست؟

به دومین عنصر  OKR می‌رسیم. همان گونه که بالاتر گفتیم می‌توانید بین ۱ تا ۵ مقصد را در هر بازه وقتی OKRتان تنظیم کنید، هر کدام از این اهداف نیز باید دارای ۳ تا ۵ نتیجه کلیدی باشند. برخلاف اهداف، نتایج کلیدی یک مفهوم کمی می باشند و به اعداد یا رقم های خاصی نیاز دارند یا همان گونه که «ماریسا مایر»، مدیرعامل اسبق یاهو، حرف های می بود: «اگر عدد نداشته باشد، نتیجه کلیدی نیست.»

مقصد از نتایج کلیدی یاری به شما در تعیین نقاط مرجعی است که برای تصمیم‌گیری در مورد پیروزی شما در پیشرفت به سمت مقصد مذکور منفعت گیری می‌بشود. 

نتایج کلیدی اشکار‌شده توسط شما باید دارای ویژگی‌های زیر باشد:

•   به‌راحتی قابل اندازه‌گیری باشند
•   اشکار و دقیق باشند
•   محدود به یک بازه وقتی خاص باشند

مثال:

بیایید همان مثال قبلی را ادامه دهیم. بعد مقصد ما این می بود که امپراتوری فست‌فود خود را گسترش دهیم. حال بیایید برای این مقصد، نتایج کلیدی اشکار کنیم.

نتیجه کلیدی یک: ۵۰ جویای کار برای همکاری در فست‌فودهای خود در سراسر کشور داشته باشیم.

نتیجه کلیدی دوم: ۴۰ نفر از کاندیدها را که بهترین‌شان می باشند، تمرین دهیم.

نتیجه کلیدی سوم: با ۳۰ نفر از بهترین‌ها که تمرین داده‌ایم، قرارداد ببندیم.

نتیجه کلیدی چهارم: ۳۰ نفر کارمند تازه را بین شعب فست‌فود خود تقسیم کنیم.

۳. ابتکار عمل یا Initiative چیست؟

هر یک از ۳ تا ۵ نتیجه کلیدی که داریم دارای ابتکار عمل‌های متفاوتی می باشند و باید دقت اختصاصی‌ای به هر کدام داشته باشیم. ابتکار عمل یا Initiative درواقع کارهایی است که باید انجام دهیم تا بتوانیم نتیجه کلیدی خود را به پیروزی برسانیم. می‌توانید همانند «لیست کارها» به آن نگاه کنید. 

ابتکار عمل‌هایی که می‌نویسید باید دارای ویژگی‌های زیر باشند:

•   به‌راحتی قابل اندازه‌گیری باشند
•   به‌صورت آشکار و اشکار فعالیت را اشکار کرده باشند
•   قابل کنترل باشند
•   زمان اتمام اشکار باشد

مثال:

باز هم مثال فست‌فود را ادامه می‌دهیم. ابتدا مقصد را اشکار کردیم و سپس نتایج کلیدی آن و اکنون نیز به‌سراغ آماده‌سازی ابتکار عمل‌ها می‌رویم.

ابتکار یک: همه رزومه‌های ارسال‌شده را بخوانید تا ۵۰ نامزد برتر را شناسایی کنید

ابتکار دو: برنامه آموزشی را برای ۴۰ کاندیدای تازه برنامه‌ریزی کنید

ابتکار سه: بر پایه کارکرد افراد، ۳۰ نفر را انتخاب کنید و به آن‌ها قرارداد همکاری نظر دهید

ابتکار 4: بر پایه داده‌های قبلی جمع‌آوری‌شده، نتیجه‌گیری کنید که می‌خواهید ۳۰ کارمند تازه را در کجا و چه قسمت‌هایی تخصیص دهید.

۴. جلسات هفتگی چه می باشند؟

جدا از تعیین اهداف، نتایج کلیدی و ابتکار عمل‌ها، باید به بازدید هفتگی OKR نیز فکر کنید.

بازدید هفتگی OKR یک جلسه مختصر و حداکثر ۲۰ دقیقه‌ای برای رهبران تیم و همه اعضای تیم است. مقصد این بازدید‌ها این است که پیشرفت OKR خود را با فکر کردن به آنچه تا بحال به عنوان یک تیم انجام داده‌اید، مرور کنید.

برای آماده‌شدن، رهبران تیم باید اهداف، نتایج کلیدی و ابتکارات تیم را بازدید کنند.

علاوه‌براین، مدیران می‌توانند در مورد سؤالات زیر فکر کنند:

• آیا از نتایج OKR تیم خود راضی هستید؟
• آیا مشکلاتی وجود دارد و چطور می‌توان آنها را حل کرد؟
• آیا ایده‌ای در مورد چگونگی بهبود فرآیند کلی OKR دارید؟ اگر این چنین است، باید آنها را با تیم به اشتراک بگذارید.

بازدید هفتگی OKR حیاتی است زیرا به همه افراد درگیر در فرآیند OKR یاری می‌کند از نتایج گذشته خود (هفته گذشته) یاد بگیرند و این چنین برتری‌های هفته آینده را تعیین کنند.

تاریخچه OKR

حال که فهمید شدید روش OKR چیست و چه اجزایی دارد، بیایید نگاهی به گذشته این مفهوم داشته باشیم. در این قسمت خواهید آموخت که چه فردی OKR را اختراع کرد، چطور این مفهوم گسترش یافت و چه شرکت‌هایی از این چارچوب تعیین مقصد برای گسترش امپراتوری‌های خود منفعت گیری می‌کنند.

چه فردی OKR را اختراع کرد؟

اهداف و نتایج کلیدی تاریخچه غنی و مهمی در دنیای تجارت دارند.

از نظر تاریخی، OKR با ظهور «مدیریت توسط اهداف (MBO)» آغاز می‌بشود؛ یک مدل مدیریت استراتژیک که مقصد آن ارتقای کارکرد یک شرکت از طریق تعیین اهدافی است که هم مدیریت شرکت و هم کارمندان شرکت روی آن توافق دارند.

MBO نخستین‌بار در سال 1954 در کتاب The Practice of Management توسط «پیتر دراکر»، مشاور مدیریت و مربی که ستون و مبنا شرکت‌های تجاری امروزی را پایه‌گذاری کرد، توضیح داده شد.

در سال 1968، «اندی گروو»، یکی از بنیان‌گذاران شرکت اینتل، مسئولیت توسعه زیاد تر MBO را بر مسئولیت گرفت و او آن را به شکل OKR که امروزه می شناسیم، درآورد و اجرا کرد.

چطور OKR تکامل یافت  و کدام شرکت‌ها امروز از OKR منفعت گیری می‌کنند؟

در سال ۱۹۷۴، «جان دوئر»، اندوخته‌گذار مشهوری که امروز در تعداد بسیاری از شرکت‌های برتر اندوخته‌گذاری کرده است، به تیم فروش اینتل پیوست و نحوه پیاده‌سازی چارچوب تعیین مقصد OKR را آموخت.

در سال ۱۹۸۰، او به کلاینر پرکینز رفت؛ شرکتی که در گوگل اندوخته‌گذاری می‌کرد. دوئر در آن زمان یکی از مشاوران گوگل می بود و او مفهوم OKR را به بنیانگذاران گوگل معارفه کرد و با استقبال آن‌ها مواجه شد. روش OKR همچنان در گوگل منفعت گیری می‌بشود.

دیگر شرکت‌های برتر که به چارچوب OKR متکی می باشند عبارتند از فیس‌بوک، مایکروسافت، توییتر، آمازون، اسپاتیفای، ادوبی، لینکدین و تعداد بسیاری دیگر از شرکت‌های برتر دنیای امروز ما.

تفاوت OKR با KPI چیست؟

KPI مخفف Key Performance Indicator است. مطابق تعریف، KPI یک مقدار قابل اندازه‌گیری است که مقصد آن نشان‌دادن پیروزی شرکت در دستیابی به اهداف اصلی خود است.

حال امکان پذیر زیاد تر با یک او گفت و گو “OKR در مقابل KPI” روبه رو شوید، به خصوص در طول جلسات مدیریت کارکرد که این دو مفهوم زیاد تر با یکدیگر نادرست گرفته خواهد شد. بااین‌حال، از آنجایی که هر دو مفهوم با اهداف سروکار دارند، در واقع زیاد تر امکان دارد که این دو را به هم مرتبط کنیم تا این که آن‌ها را با هم قیاس کنیم.

OKR‌ها به ما در بازدید کارکرد، مدیریت اهداف و ایجاد چارچوب‌های استراتژیک یاری می‌کنند و KPI‌ها میزان پیروزی ما را در چارچوب‌هایی که اشکار کردیم، اندازه‌گیری می‌کنند.

KPIها فرآیندی را که به مقصد مذکور منتهی می‌بشود تعریف می‌کنند و OKR‌ها نتیجه مقصد مذکور را اندازه‌گیری می‌کنند. این چنین می‌توانید از یک KPI ناموفق برای تعریف یک نتیجه کلیدی منفعت گیری کنید. به‌عنوان مثال، می‌خواهید اعضای تیم پشتیبانی شما حداکثر ۲۰ دقیقه برای هر تیکت ارسالی صرف کنند (در این مثال KPI شما صرف ۲۰ دقیقه برای هر تیکت است).

بااین‌حال، بعد از بازدید‌های شما اشکار می‌بشود که اکنون تیم پشتیبانی شما برای هر تیکت ۳۳ دقیقه زمان می‌گذارد. حال نتیجه کلیدی یا Key Result شما پایین‌آوردن این میزان زمان می‌بشود. (نتیجه کلیدی: مقدار وقتی که تیم پشتیبانی برای هر تیکت صرف می‌کند از ۳۳ دقیقه به ۲۰ دقیقه کاهش یابد.)

چرا باید زیاد تر به OKR بها دهیم تا KPI؟

قبلاً توضیح دادیم که هر دو چارچوب OKR و KPI برای یک مقصد مهم می باشند و ربط نزدیکی با یکدیگر دارند و حتی می‌توانند از یکدیگر نشأت بگیرند. بااین‌حال، چارچوب OKR به گمان زیاد به شما یاری می‌کند تصمیم بگیرید که آیا یک پروژه موفق بوده یا خیر.

برای یاری به توضیح این مسئله، بیایید به یکی از مشهورترین پروژه‌های تجاری در صنعت سینما نگاهی بیندازیم: فیلم پرفروش «تایتانیک».

درحالی‌که تایتانیک تا این مدت درحال توسعه می بود، KPIهای تعریف‌شده توسط استودیوی سازنده آن به شرح زیر می بود:

• بودجه مورد انتظار: ۱۰۰ میلیون دلار
• تاریخ مورد انتظار انتشار کردن: ۲ ژوئیه ۱۹۹۷

بیایید فکر کنیم که OKR مورد انتظار برای فیلمبرداری تایتانیک مستلزم ساخت یک فیلم زیاد تحسین‌شده و سودآور است که علتمی‌بشود باران پول و اسکار ببارد.

اکنون، امتیاز نهایی KPIها در اینجا آمده است:

• بودجه واقعی: ۲۰۰ میلیون دلار
• تاریخ انتشار کردن واقعی: ۱۹ دسامبر ۱۹۹۷

به این دلیل، با دقت به این که تایتانیک دو برابر بودجه هزینه داشته و تاریخ انتشار کردن آن ۶ ماه تأخیر داشته است، Key Resultهای مورد انتظار آن، تایتانیک را به‌عنوان یک پروژه ناکامی‌خورده نشان خواهند داد که یقیناً به هیچ وجه اینطور نیست.

علیرغم این که امکان پذیر روال ساخت فیلم «تایتانیک» را به‌عنوان یک ناکامی برسی کنید، به این معنی که این فیلم به بودجه مورد انتظار و تاریخ اکران خود عمل نکرد، هیچ‌کس نمی‌تواند منکر بشود که نتیجه کلی اکران و نمایش آن و تأثیر بعدی آن بر فرهنگ پاپ مدرن یک پیروزی کامل می بود.

تایتانیک اولین فیلم تاریخ است که از مرز ۱ میلیارد دلار فروش عبور کرده و یکی از سه فیلمی است که ۱۱ جایزه اسکار را در جهان کسب کرده است؛ بیشترین تعداد برنده‌شده تا به امروز. تایتانیک با شاخص‌های کلیدی خود امتیاز را از دست داد، اما بیش از آن با OKR‌هایش جبران کرد و این چیزی است که درنهایت اهمیت داشت.

اسکرام (Scrum) و OKR

اسکرام یک چارچوب چابک است که برای یاری به تیم‌ها در مقابله با پروژه‌های پیچیده همانند پروژه‌های توسعه نرم افزار طراحی شده است.

تفاوت بین اسکرام و OKR همانند تفاوت بین یک قسمت و یک کل است؛ اهداف و نتایج کلیدی چارچوب بزرگ‌تری را اراعه خواهند داد و اسکرام زیاد تر روی مدیریت خرد متمرکز است.

مزایای OKR چیست و چرا ناکامی می‌خورند؟

همانند هر چارچوب تعیین مقصد فرد دیگر، OKR دارای مزایای و معایب خاص خود است. بیایید ابتدا مزایای کلیدی منفعت گیری از OKR را ببینیم.

مزایای اجرای OKR

۱. OKR به تمرکز شرکت شما یاری می‌کند

شما قادر خواهید می بود که فهمید شوید شرکت شما درحال انجام چه کارهایی است و در چه مسیری پیش می‌رود و این چنین دیدگاهی نسبت به کارها و پروژه‌هایی که انجام نمی‌بشود نیز دارید.

۲. OKR به شرکت شما یاری می‌کند برتری‌های خود را هماهنگ کند

می‌توانید یقین شوید که تیم‌ها و قسمت‌های سازمان شما درحال تمرکز روی مسائلی می باشند که اهمیت دارد.

۳. OKR به روشن‌کردن پیشرفت شرکت شما یاری می‌کند

به شما یاری می‌بشود که فهمید شوید که آیا تیم‌های سازمان به پتانسیل خود رسیده‌اند یا همچنان راه‌هایی برای پیشرفت وجود دارد.

۴. OKR به شما یاری می‌کند پیشرفت خود را اندازه‌گیری کنید

در آخر وقتی که به اهداف خود رسیدیم، دو جواب وجود دارد: به مقصد رسیدیم یا به مقصد نرسیدیم. اینجاست که OKR بازهم قیمت خود را نشان می‌دهد و عکس راحتی از میزان پیشرفتی که تیم‌های شما به سمت مقصد سازمان داشته‌اند، نشان می‌دهد. 

۵. OKR به شفافیت شرکت شما یاری می‌کند

گوگل پافشاری می‌کند که OKRهای همه تیم‌های سازمان به‌صورت شفاف در اختیار سازمان قرار گیرد. با این روش همه اعضای تیم‌ها می‌دانند که تیم‌های دیگر مشغول چه کاری می باشند و شرکت چه مسیری را پیش گرفته است.

۶. OKR حس مسئولیت‌پذیری را تشویق می‌کند

این مسئله درواقع با مسئله قبلی گره خورده است: هنگامی همه از کارهایی که همه در هر زمان انجام خواهند داد آگاه باشند، افراد تشویق خواهد شد تا در انجام وظایف خود مسئول و پاسخگو بمانند.

۷. OKR شما را برای بهترشدن به چالش می‌کشد

شما می‌توانید OKRهای تیم خود را طوری بچینید که به چالش کشیده شوید. یقین شوید که ظرفیت و عمق تیم برای به چالش‌کشیدن مناسب است و خود را به چالش بکشید.

چرا OKRها ناکامی می‌خورند؟

علیرغم مزایای این روش، مشکلات خاصی به مفهوم OKR گره خورده است که اگر مواظب نباشید، می‌توانید به راحتی درگیرشان شوید. در ادامه مهم‌ترین آن‌ها لیست شده است.

۱. شما به قوانین OKR پایبند هستید حتی اگر آنها برای شما کارساز نباشند

روش OKR قوانین و روشهای خاص خود را دارد؛ اما این بدان معنی نیست که شما باید از آن‌ها بدون فکر پیروی کنید. اگر انجام تغییرات و بهبودهایی علتمی‌بشود روش OKR برای شما بهتر کار کند،‌ حتماً آن را انجام دهید.

به‌طور طبیعی، OKR بهترین روشها و قوانین خاص خود را دارد، اما این بدان معنی نیست که شما باید از آن‌ها پیروی کنید، حتی وقتی که آشکار است که باید برخی از تغییرات را انجام دهید تا OKR برای شما کار کند. برای مثال قانون OKR می‌گوید که باید برای هر مقصد، ۳ تا ۵ نتیجه کلیدی تعیین کنید اما چه می‌بشود اگر آن مقصد شما با دو نتیجه کلیدی به خواسته می‌رسد؟ شما نباید خود را ناچار کنید که اهداف و نتایج کلیدی بیشتری نسبت به آنچه نیاز دارید تعیین کنید، با این کار خطر پراکنده‌کردن تمرکز و کوششهای خود را دارید.

۲. شما تایم فریم‌های اشتباهی را تنظیم کردید

روش OKR می‌گوید که شما باید هر فصل نتایج کلیدی و اهداف خود را بازدید کنید با این وجود اگر کسب‌وکار شما استارتاپی چابک و سریع می بود امکان پذیر سریع‌تر به اهداف خود برسید یا برعکس امکان پذیر به زمان بیشتری برای رسیدن به آن اهداف نیاز داشته باشید. کوشش کنید اهداف و بازه وقتی مدنظرتان، براساس توانمندیها باشد.

۳. از OKR برای ناچار کردن خود به تمرکزکردن منفعت گیری نکنید

اکنون، اهداف و نتایج کلیدی راه زیاد خوبی برای یاری به شما برای هدایت تمرکز خود روی چیزی اشکار است.

متأسفانه، اگر تنها انگیزه شما برای تعریف OKRها یافتن چیزی برای تمرکز روی آن باشد، به گمان زیادً ناکامی خواهید خورد. این به این علت است که OKRها نباید به عنوان درمانی برای عدم تمرکز شما عمل کنند.

به این دلیل، ابتدا یک مقصد اشکار در زندگی خود اشکار کنید، هدفی که می خواهید برای آن کوشش کنید زیرا مورد قیمت است و سپس از آن برای تعریف اهداف و نتایج کلیدی خود منفعت گیری کنید.

۴. از OKR به عنوان راه‌حلی برای مشکلی که ندارید منفعت گیری می‌کنید

یکی از مشکلات اصلی OKRها این است که امکان پذیر آن‌ها را به عنوان یک راه‌حل عالی بشناسید (همانطور که باید) و سپس کوشش کنید مشکلی را در شرکت خود اشکار کنید و از OKR برای پیاده‌سازی منفعت گیری کنید. این یک تفکر نادرست است. هنگامی که یک مشکل یا چالش الهام‌قسمت ظاهر می‌بشود، در آن زمان است که باید یک چارچوب OKR تعریف کنید، نه سریعتر.

۵. شما از OKR در یک کسب‌وکار ثابت نشده منفعت گیری می‌کنید

اگر فقطً درحال آزمایش آنچه می‌خواهید کسب‌وکارتان روی آن تمرکز کند، هستید، تعریف OKR‌ها تا این مدت منفعت‌ای ندارد چراکه تا این مدت این کسب‌وکار خود را ثابت نکرده که بتوان برای آن مقصد مشخصی تعریف کرد. OKRها به سطح خاصی از ثبات نیاز دارند.

بهتر است قبل از تعیین OKRهای نهایی خود، فهمیدن کنید که می‌خواهید به چه چیزی برسید و چطور پیشرفت خود را اندازه‌گیری می‌کنید.

۶. تا این مدت داده‌های وابسته را بدست نیاوردید

OKRها برای کارکرد به داده‌های مرتبط و دقیق نیاز دارند، درنهایت، نتایج کلیدی شما یک معیار کمی می باشند و به همین علت همیشه با اعداد و رقم های خاص مرتبط می باشند.

فکر کنید می‌خواهید وب‌سایت خود را توسعه دهید، آیا به معیارهایی دسترسی دارید که به شما در پیگیری و اندازه‌گیری پیشرفتتان یاری می‌کنند؟

علاوه‌براین، مهم‌تر این است که این داده‌ها در دسترس افراد تیم شما باشد که در راستای مقصد رشد وب‌سایت کار می‌کنند.

تا وقتی که همه افراد مرتبط به این داده‌ها دسترسی نداشته باشند، نمی توانند پیشرفت خود را به درستی اندازه‌گیری کنند و اقدامات خود را مطابق با آن اصلاح کنند.

در این قسمت از مقاله با OKR آشنا شدید و مقصد آن را فهمیدن کردید؛ تاریخچه آن فهمید شدید و معایب و مزایای این روش را دانستید. در مقاله بعدی به شما می‌گوییم که چطور یک OKR استاندارد را آماده کنید.